La comunicazione interna: il brutto anatroccolo degli studi legali

Se le strategie di marketing e di comunicazione degli studi legali volti ad agire sul posizionamento, allo sviluppo dei servizi e alla ricerca dei clienti sono sempre più utilizzati, la comunicazione interna fatica spesso ad avere la stessa importanza. Un peccato, perché far circolare i giusti messaggi all’interno facilita lo scambio di idee, il sentimento di partecipazione e relazioni umane che non siano basate solo sulla mera competizione.  

Cosa dovrebbe comunicare lo studio legale a se stesso?

Quando si parla di comunicazione interna a uno studio la prima cosa che dovremmo fare è soffermarci sull’oggetto della comunicazione e sui soggetti verso i quali è rivolta. È una puntualizzazione minima ma necessaria che serve per due motivi: il primo è che spesso anche studi legali forti nella comunicazione esterna – a clienti e mercato – fanno fatica in quella interna, il secondo è che la comunicazione interna agli studi professionali è ancora argomento poco discusso, se non da parte dei grandi studi di consulenza ma con riferimento primario al mondo aziendale.

Cosa dovrebbe dunque comunicare uno studio legale a se stesso? Cosa c’è da dire che chi lavori lì già non sappia? La riposta è variabile e dipende molto dalla misura dello studio. Più grande e strutturato è più una buona comunicazione interna è necessaria. 

Cominciamo col dire che oggetto di questa comunicazione sono informazioni riferibili essenzialmente:

• al valore, posizionamento e gestione del brand così sul mercato legale, più in generale rendere noto lo stato della comunicazione esterna
• al metodo di lavoro applicato e desiderato 
• alle policy riguardanti la ESG (Environmental Social Governance) dello studio 

Relativamente al primo punto, ovvero la comunicazione ai propri collaboratori circa il brand di cui essi stessi fanno parte, è importante che ci sia piena coincidenza tra quello che viene comunicato all’esterno e ciò che si comunica al proprio interno; dunque valori essenziali, obiettivi, visione e ambito di operatività tutto deve coincidere per creare un unico messaggio riferibile allo studio, senza fraintendimenti e per una cultura condivisa che faciliti il sentimento di appartenenza, la fiducia nel Board dello studio e favorisca così un genuino entusiasmo verso il proprio lavoro.

Come raggiungere ogni professionista: se Intranet non parla nel modo giusto

La costruzione di una strategia di comunicazione interna, come si deduce facilmente, dipende molto dalla misura e struttura dello studio. Se per quelli piccoli e medi è facilmente eseguibile attraverso mail o un meeting mensile in cui si espongono vari temi sulla base delle evidenze operative che si hanno o delle questioni che sono poste dagli stessi collaboratori in merito al metodo di lavoro, la situazione in uno studio di grandi dimensioni o comunque quando i collaboratori siano molti e di fasce di seniority multiple, è diversa.

Intranet è lo strumento, che assume nomi diversi, utilizzato dalle grandi firm per la comunicazione interna sebbene col tempo sia diventato principalmente un serbatoio di template e informazioni piuttosto che strumento di comunicazione di policy organizzative e di management volte al coordinamento e allo scambio di feedback. Ovviamente è importante far circolare modelli, procedimenti e informazioni operative tra i collaboratori. Di solito però nei sistemi intranet non si investe a sufficienza dal punto di vista del linguaggio, della facilità di utilizzo e di quella più generale user experience che gli stessi studi legali invece tengono molto in considerazione quando l’user è il cliente potenziale. Questo infatti può creare distanza e riluttanza verso il suo utilizzo da parte del collaboratore che lo percepisce come strumento non amichevole, estraneo, poco utile. 

In un piano di comunicazione interna gli altri mezzi a disposizione sono ovviamente le mail, le reviews periodiche, i feedback richiesti ai collaboratori in merito a procedure operative, alla vita in studio, a quel work-life balance che è finalmente entrato anche nelle stanze degli avvocati e che per molte realtà comporta una profonda revisione di metodi e modelli. 

I vantaggi delle porte aperte

Possiamo dunque considerare la comunicazione interna come un flusso di informazioni che aiutano lo studio a respirare, crescere e rigenerarsi. Questo perché la condivisione  di messaggi a livello di marketing, metodo di lavoro, organizzazione e management e il coinvolgimento di tutti i collaboratori nella vita della realtà legale di cui fanno parte semplifica la strada verso il raggiungimento di obiettivi fondamentali per una firm legale:

• la reputazione dello studio (una cultura comune fa la forza, anche esternamente) 
• la credibilità dei partner (che sono percepiti come più trasparenti e vicini)
• Una migliore qualità di teamwork (quando le informazioni sono chiare e le relazioni  tra le persone facilitate si ha meno ansia a confrontarsi con gli altri)
• la talent retention (una opportuna comunicazione nei confronti dei giovani che entrano li fa restare più facilmente) 

La comunicazione interna, se è sempre importante, lo è ancor di più nei momenti emblematici nella vita di uno studio ovvero in quelli di passaggio che possono legarsi a delle inclusioni collaterali di dipartimenti con professionisti provenienti da altri studi, in caso di fusioni, scissioni o di rebranding. L’importante è sempre trovare le parole giuste per dirlo.

Articolo pubblicato su 4cLegal