Le domande da farsi per gestire la scrittura legale in modo più efficace

Quanto è difficile per un avvocato scrivere in modo efficace, sicuro e corretto?  Molto.

Uno dei problemi più frequenti e subdoli della professione legale è questo; scrivere in modo che il destinatario comprenda, approvi, sia sullo stesso livello. È frequente, perché il mestiere di avvocato ancora consiste per larga parte di un’attività messa per iscritto e subdolo, visto che emerge solo quando i sintomi sono estesi ed evidenti.

La scrittura di cui si parla qui è quella rappresentata dal vasto insieme di mail, report, documenti d’analisi e consulenza. È l’attività ancillare al contratto, all’atto giudiziale, alla legal opinion vera e propria, è ciò che sta intorno, che viene prima o dopo ma costituisce a volte il lavoro di intere giornate perché è la fase che spiana la strada, chiarisce, pianifica, fa avanzare un’operazione o la ferma.

 

A chi comunicano gli avvocati? A chi scrivono?

Clienti che possono essere soggetti privati, amministratori di aziende, altri avvocati che lavorano come in house in società, piccoli imprenditori e così via. Colleghi dello stesso studio o di studi diversi, partner che sono nostri “superiori”, professionisti con i quali si collabora nell’ambito di una operazione (consulenti, commercialisti, analisti..).

Dietro a una sigla, a qualsiasi sigla o nome o brand c’è una persona. Si scrive sempre a qualcuno. Quello che si dimentica facilmente è che nel momento in cui si scrive ci si assume implicitamente la responsabilità del proprio ruolo e della relazione che quel ruolo implica.

Posso scrivere cose molto tecniche con un tono estremamente formale ma questo non vuol dire che mi stia assumendo quella responsabilità. La responsabilità delle relazioni è un bel concetto elaborato da Peter F. Drucker, padre della filosofia del management, alla fine degli anni 90. Trova spazio nell’ambito della teoria del saper gestire se stessi e con riferimento specifico alla comunicazione ci pone di fronte a quanto sia importante aver chiaro il tipo di contributo che il singolo professionista può dare quando si trova in una relazione di lavoro che comprenda altre persone. “Cosa si aspettano da me e come posso fare la differenza?” la domanda è tutta qui.

Se applicata alla comunicazione che un avvocato tiene regolarmente con diversi tipi di interlocutori, a più livelli, si capisce come l’assunzione o meno di questa responsabilità possa avere delle conseguenze pratiche notevoli

chiedersi come si possa soddisfare al meglio il proprio ruolo fa in modo che nello scrivere (di questo stiamo parlando) si tenga conto con molta attenzione di criteri essenziali come quello della chiarezza, comprensibilità, condivisione, sintesi ed esaustività.

• Concepire un testo che prima di tutto chiarisca le domande alla base dell’attività coinvolta utilizzando una struttura chiara e un linguaggio che non crei fraintendimenti o confusione è sintomo di risspetto verso l’altro punto di vista.
• Elaborare un messaggio che non debba essere riletto tre volte prima di essere capito. Scegliere i titoli giusti di paragrafi, nomi di documenti, oggetto della mail. In questo modo si definisce il perimetro, si guadagna tempo, si taglia il superfluo.
• Lavorare sulla scrittura legale adattandola al contesto, al grado di urgenza, al rapporto che ci lega al destinatario, alla sua cultura giuridica (o meno), al rischio che può comportare la mancata comprensione di un concetto o una parte di esso. È così che facciamo capire che abbiamo pienamente compreso il valore di ciò a cui stiamo lavorando.

Comunicare correttamente attraverso la scrittura legale è un tema ancora molto sottovalutato

Il potenziale è enorme: il risparmio di tempo nel leggere e rileggere prima di capire di cosa si tratta, le mancate confusioni o tensioni (che per essere appianate necessiteranno di altre decine di mail) generate dalla poca linearità del messaggio, una percezione maggiore della professionalità della persona che scrive e una fiducia che cresce più velocemente verso il ruolo che riveste.

Pensiamo ancora a un documento di analisi, a una relazione di consulenza, a una mail (specialmente a quelle che sono parte di un thread con molti destinatari e che a volte arrivano a decine di R quando si aprono). Pensiamo a come riconoscere la responsabilità del proprio ruolo e mettere in pratica tutta una serie di accorgimenti nella scrittura potrebbe o avrebbe potuto fare la differenza.